Créez et configurez une automatisation

Sur Kis, pour gagner du temps et être informé d'actions en temps réel, vous pouvez créer des automatisations afin de recevoir des notifications selon un scénario prédéfini.

Créer une automatisation

La première étape consiste simplement à créer une automatisation. Pour simplifier ce tutoriel, nous allons prendre l'exemple d'un formulaire d'inscription pour les nouveaux adhérents de notre organisation. Nous souhaitons recevoir une notification dès qu'un nouveau formulaire a été rempli.

1 - Dans le menu de gauche, on se rend dans Automatisations.

2 - Sur la page concernée, on clique sur Créer une automatisation.

3 - Dans la fenêtre qui apparaît, on renseigne un nom et une description à l'automatisation. Dans notre exemple, ce sera "Un nouveau membre arrive" et "Inscription d'un nouvel adhérent".

4 - On termine en cliquant simplement sur le bouton Créer une automatisation.

Configurer une automatisation

Nous allons maintenant pouvoir passer à la configuration de l'automatisation afin d'être alerté dès qu'une personne renseignera le formulaire d'inscription.

Au préalable, on prépare une table de données ("formulaire-inscription") reliée à notre application Formulaire Adhérent.

Dessus, les utilisateurs peuvent remplir un formulaire et renseigner leurs informations personnelles : nom, prénom, adresse mail et photo d'identité.

1 - Dans l'automatisation que nous venons de créer, on clique sur le cadre Déclencheur pour le configurer.

2 - Sous "Déclencher l'automatisation lorsque :", on précise que l'on va recevoir une notification quand une donnée sera créée dans notre table de données "formulaire-inscription".

Si on le souhaite, on peut également décider d'être informé en cas de modification ou de suppression de donnée dans la table de données de notre choix.

3 - Si besoin, sous "Et le champ :", on peut détailler la configuration de l'automatisation et recevoir une alerte uniquement si un des champs du formulaire correspond/est différent/est supérieur ou inférieur à une valeur précise.

Par exemple, on peut décider de recevoir une notification uniquement si un nouvel adhérent a renseigné une région ou un département précis en remplissant le formulaire d'inscription.

4 - Sous Déclencheur, on appuie sur le symbole "+" pour faire apparaître un nouveau cadre Intégrations. On sélectionne "Notification par mail".

5 - On édite cette nouvelle partie : on donne un titre à la future notification et on renseigne le texte que l'on recevra dans les futurs mails.

Pour personnaliser la notification, on peut utiliser des balises spéciales dans le corps du texte.

Grâce à la balise [data_in: xxx], il est possible de récupérer les données précises d'une colonne de la table de données utilisée pour notre automatisation.

Par exemple : "[data_in: prenom] [data_in: nom] souhaite rejoindre notre organisation". Ainsi, la notification sera envoyée avec le prénom et le nom renseignés dans le formulaire qui viendra d'être validé. Le mail affichera donc "Julien Dulac souhaite rejoindre notre organisation".

6 - On décide quels utilisateurs de Kis recevront la future notification. Au choix :

• Utilisateurs spécifiques : on doit ensuite renseigner leurs mails.

• Tous les utilisateurs d'une application.

• Utilisateurs filtrés par tags.

Seuls des utilisateurs de Kis ayant accès à l'application concernée peuvent recevoir la notification.

7 - On enregistre puis on active l'automatisation en cliquant sur le bouton en haut à droite de la page.

Désormais, dès qu'un utilisateur remplira le formulaire d'inscription, les utilisateurs concernés recevront une notification par mail.